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A l'ouverture d'Excel, un nouveau menu nommé Note de Frais apparaît en haut à droite. Il propose les principales fonctions suivantes :

• Saisie :
Affiche la Boîte de Dialogue permettant de remplir le tableau avec les informations relatives à la dépense saisie.
La liste de dépenses proposée est celle définie dans la zone de paramètres. Les dépenses prises en compte dans les écritures comptables sont les dépenses Hors-Carte. Les dépenses Sur-Carte sont indiquées à titre informatif :
ce sont tous les frais déboursés avec une carte entreprise (Total, Accor, ...), et qui ne rentrent pas dans le remboursement de la note de frais.
Au cours de la saisie, Expense indiquera les dépassements de plafond, et rappellera éventuellement les informations relatives à votre procédure qui sont renseignées dans la zone Paramètres.

• Afficher/Masquer Paramètres :
Cette zone peut être protégée par Mot de Passe. C'est ici que vous devez rentrez la liste de vos dépenses et des numéros de compte qui y sont affectés. Notez que les comptes exonérés de TVA doivent être coloriés en Vert clair, pour éviter le calcul automatique de la TVA lors de la Saisie. Vous pouvez éventuellement entrez des informations relatives à la procédure, qui seront rappelées en cours de saisie par le Compagnon Office. Ces messages ne sont pas bloquants: ils peuvent être effacés par un simple clic dans n'importe quelle zone de l'écran.
La zone de paramètres permet également de fixer les plafonds de dépenses par catégorie d'utilisateur, et en fonction de la zone de déplacement.

• Intégration Comptable :
Cette boîte de dialogue permet au supérieur hiérarchique du collaborateur de générér l'écriture comptable dans le fichier d'Import, et par la-même de valider la note de frais. Ce fichier est largement paramètrable : il suffit de faire glisser les boutons de la seconde rangée vers ceux de la première rangée pour selectionner les valeurs qui seront importées, et pour déterminer leur position respective dans chacune des colonnes. En appuyant sur les boutons de la seconde rangée, vous pouvez déterminer le format d'affichage des valeurs (date, séparateur décimal, etc...) ou bien modifier une valeur (journal, centre analytique, etc...).
Il ne reste plus qu'à importer ce fichier dans votre ERP ou logiciel comptable avant chaque campagne de règlement.